Směrnice č. 1-2014 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností

8. prosinec 2014

Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností OÚ Vrčeň

 

Obsah:

 

1 Účel

1. Tato směrnice upravuje pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností adresovaných obecnímu úřadu ve Vrčeni (dále jen OÚ), jednotlivým představitelům či zaměstnancům.

2. Vydáním této směrnice je naplňováno ustanovení § 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích v platném znění, které vyhrazuje radě obce (resp. starostovi obce dle ust. § 99 odst. 2) stanovit pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností, a dále ustanovení § 7 zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním v platném znění.

3. Ustanovení této směrnice se použijí pouze tehdy, pokud nebudou pravidla pro přijímání a vyřizování petic nebo stížností stanoveny zvláštním právním předpisem jinak.

4. Ustanovení této směrnice se nepoužije na vyřizování stížností dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád v platném znění, s výjimkou povinností týkajících se evidence stížností dle bodu 5.2. této instrukce.

2 Působnost

Tato směrnice je závazná pro všechny orgány OÚ Vrčeň a jejich pracovníky.

 

3 Zkratky a pojmy

3.1 Zkratky

„EPSP“ – Evidence petic, stížností a podnětů

„OÚ“ – Obecní úřad

„ZO“ - Zastupitelstvo obce

 

3.2 Pojmy

Petice: takové písemné podání, které obsahuje žádost, návrh nebo stížnost, jíž se fyzické nebo právnické osoby obracejí na orgány města, a to ve věci veřejného nebo jiného společného zájmu, jehož řešení spadá do pravomoci a působnosti uvedených orgánů. Náležitosti petice upravuje zvláštní právní předpis.

Příjemce: pracovník nebo orgán obce příslušný k vyřízení podané petice nebo podané stížnosti. Kdo je považován za příjemce dle této instrukce, je uvedeno v bodě 5.3 této instrukce.

Stížnost: Stížnost je ústní nebo písemné podání, jímž se fyzické nebo právnické osoby obracejí na orgány města ve věcech ochrany jejich oprávněných zájmů nebo kterým upozorňují na nedostatky či závady, a jejichž řešení spadá do pravomoci orgánů obce. Písemná stížnost musí vždy obsahovat jméno, příjmení a adresu trvalého pobytu stěžovatele, jedná-li se o fyzickou osobu, nebo název a sídlo, jedná-li se o osobu právnickou. Za písemnou stížnost se považuje i stížnost podaná elektronicky.

 

4 Pravomoci a odpovědnost

Rozdělení jednotlivých pravomocí a odpovědností je uvedeno v bodě 5 této směrnice.

 

5 Popis činností

5.1 Přijímání petic a stížností

1. Písemné petice a písemné stížnosti přijímá většinou podatelna. Obdrží-li písemnou petici nebo písemnou stížnost pracovník, který není zařazený do podatelny, je povinen tuto petici nebo stížnost přijmout a postoupit ji neprodleně příjemci (viz bod 5.3.).

2. V případě ústní stížnosti sepíše pracovník, kterému je stížnost přednesena, se stěžovatelem protokol o podání stížnosti. Protokol o podání stížnosti obsahuje náležitosti protokolu dle správního řádu. Protokol se vypracovává ve dvou vyhotoveních (originálech), z nichž jeden obdrží stěžovatel. Protokol o podání stížnosti podepisuje pracovník, jenž ho sepsal, a  stěžovatel. Pracovník sepisující protokol postoupí protokol s obsahem stížnosti neprodleně příjemci (viz bod 5.3.)

5.2 Evidence petic a stížností

1. Evidenci podaných a vyřízených petic a stížností vede pracovnice podatelny, a to v rámci EPSP. EPSP je vedena fyzicky, a to v  samostatné složce s názvem „EPSP“. Garantem této evidence je starosta obce.

2. Každý příjemce petice nebo stížnosti je povinen přijatou petici nebo stížnost neprodleně předat pracovnici podatelny k zaevidování.

3. Příjemce petice nebo stížnosti je povinen zaevidovat vyřízení petice nebo stížnosti, včetně jejich případného odmítnutí (viz body 5.4 odst. 2 a 5.5 odst. 2). Do EPSP se zaeviduje i stručný obsah (závěr) odpovědi na podanou petici nebo stížnost.

 

5.3 Příjemci petic a stížností

1. Starosta je příjemcem petic a stížností, které jsou adresovány:

a) starostovi,

b) ZO (včetně jeho orgánů),

d) OÚ.

1. Příjemcem stížnosti, která směřuje proti určité osobě, která je v pracovněprávním poměru k obci, je její přímý nadřízený. Příjemcem stížnosti, která směřuje proti jednotlivým členům ZO je starosta.

 

5.4 Vyřizování petic

1. Příjemce při obdržení petice zkontroluje všechny její náležitosti podle zvláštního zákona a podle této instrukce.

2. Vykazuje-li petice formální nedostatky dle bodu 3.2, upozorní příjemce toho, kdo petici podal, o těchto nedostatcích a petici písemně odmítne. Obsah petice příjemce prošetří, zpracuje záznam o  prošetření a vloží jej do EPSP.

3. Příjemce petice je povinen její obsah posoudit a do 30 dní po jejím obdržení písemně odpovědět tomu, kdo ji podal, případně osobě zastupující petiční výbor.

4. Jde-li o petici adresovanou starostovi nebo ZO, předloží ji příjemce spolu s navrženou odpovědí k projednání a schválení na nejbližším zasedání tohoto orgánu. Nepodaří-li se schválit odpověď na podanou petici ve lhůtě dle odstavce 3, uvědomí v této lhůtě příjemce písemně podatele o tom, že se jeho peticí bude příslušný orgán zabývat na svém nejbližším zasedání a že bude následně písemně vyrozuměn o výsledcích tohoto projednání.

5. Anonymní podání nejsou peticí podle této instrukce a příjemce není povinen je vyřizovat.

 

5.5 Vyřizování stížností

1. Příjemce při obdržení stížnosti zkontroluje všechny její náležitosti podle této instrukce.

2. Vykazuje-li stížnost formální nedostatky dle bodu 3.2, upozorní příjemce stěžovatele na tyto nedostatky a stížnost do 30 dnů ode přijetí písemně odmítne.

3. Příjemce stížnosti je povinen její obsah posoudit a do 60 dnů po jejím obdržení písemně podat zprávu o vyřízení stížnosti stěžovateli. Ve zprávě přitom uvede způsob a závěry prošetření stížnosti a opatření přijatá k řešení nedostatků a závad. Shledá-li příjemce po prošetření stížnosti, že stížnost je bezdůvodná, uvede ve zprávě o  vyřízení stížnosti jen způsob a závěry prošetření.

4. Nastane-li situace, kdy zejména pro časovou náročnost přípravných prací souvisejících s vyřízením stížnosti nemůže příjemce stížnost vyřídit ve lhůtě do 60 dnů po jejím obdržení, sdělí tuto skutečnost s uvedením důvodu stěžovateli. Zároveň příjemce uvede předpokládaný termín vyřízení stížnosti, přičemž celková lhůta pro vyřízení by neměla překročit 90 dní od přijetí stížnosti.

5. V případě, že je podána stížnost ve věci, jejíž obsah byl již vícekrát prošetřen a u které se ani tímto opakovaným šetřením neprokázaly nové skutečnosti nebo nedostatky ve věci zakládající důvod pro přijetí nových opatření, a stěžovatel nedoplní své podání o nové skutečnosti, nebude na ni brán zřetel. O tomto postupu uvědomí příjemce stížnosti stěžovatele ve lhůtě uvedené v bodě 5.5 odst. 3.

6. Je-li v průběhu prošetřování stížnosti zjištěno, že ve věci probíhá současně řízení před orgány činnými v trestním řízení, řízení před soudy České republiky nebo jiné správní řízení, prošetření stížnosti se zastavuje. O tomto postupu uvědomí příjemce stížnosti stěžovatele bez zbytečného odkladu po takovém zjištění.

7. Anonymní podání nejsou stížností podle této směrnice a příjemce není povinen je vyřizovat.

 

 

5.6 Postupování petic a stížností

1. Dojde-li příjemce petice nebo stížnosti k názoru, že z hlediska obsahu nepatří posouzení této petice nebo stížnosti do jeho působnosti nebo pravomoci a neodporuje-li to povaze věci, postoupí ji do 15 dnů příslušnému orgánu. O této skutečnosti příjemce uvědomí toho, kdo petici nebo stížnost podal.

 

6 Související dokumentace

Zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním, v platném znění.

Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění.

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném znění.

Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění.

 

7 Závěrečná a společná ustanovení

1. Starosta informuje ZO jednou za dvanáct měsíců o počtu a způsobu vyřízení podaných petic a stížností, a to formou informativní zprávy.

2. Na evidenci a archivaci stížností a petic se vztahuje Spisový a skartační řád.

3. Tato směrnice nabývá platnosti dnem schválení starostou obce Vrčeň.

4. Účinnost směrnice od 1. 1. 2015.

Schváleno: Ve Vrčeni dne 8. 12. 2014

starosta obce Vrčeň: Mgr. Bc. Petr Mašek, MBA, LL.M.